Dimensionar a frota é um dos desafios mais importantes para os gestores, seja de pequenas, médias ou grandes empresas. Estipular a quantidade de veículos necessários para realizar determinados serviços é algo complexo mas ajuda a evitar problemas futuros.
Se a empresa tem uma quantidade maior de veículos em relação à sua demanda, ela está tendo gastos desnecessários. Por outro lado, se possui menos veículos do que precisa, compromete o serviço, gera atrasos e consequentemente a insatisfação dos clientes. Por isso, é importante descobrir o tamanho que a frota deve ter para realizar o serviço da melhor forma possível. Antes de explicarmos como fazer isso, vamos esclarecer os benefícios de se dimensionar a frota.
DIMINUIÇÃO DO RISCO DE ACIDENTES
O correto dimensionamento da frota leva em consideração as características e a capacidade de cada veículo. Isso inclui, por exemplo, os limites permitidos de carga e velocidade. Respeitar esses limites é fundamental para evitar acidentes. A sobrecarga dos veículos pode provocar a perda de direção, entre outros danos.
Já no caso de uma frota menor e insuficiente para atender toda a demanda pode gerar pressão sobre os colaboradores. Para serem mais rápidos nas entregas, alguns deles podem optar pelo excesso da velocidade permitida e acabar gerando acidentes. É bastante recomendável inclusive que as empresas criem uma política de frotas, estabelecendo regras claras que todos devem seguir.
REDUÇÃO DE CUSTOS
Toda frota tem custos fixos e variáveis. O primeiro se refere à remuneração dos motoristas, seguros, pagamentos de taxas, licenciamentos e manutenção, especialmente se a frota for própria. Já os variáveis são o combustível, despesas extras, pedágios, entre outros.
Isso significa que veículos parados continuam gerando despesas, sem produzir receitas. Sem contar que eles também sofrem processo de deterioração. Ou seja, superdimensionar a frota pode trazer grandes prejuízos à empresa.
Por outro lado, ter menos veículos do que o necessário para atender as demandas pode gerar atrasos e descumprimento do que foi combinado com o cliente. Podendo se reverter também em quebra de contratos e perda de consumidores. Já quando os gestores fazem uma correta dimensão da frota é possível administrar melhor os recursos e gerar resultados superiores.
COMO O GESTOR DEVE AVALIAR SE PRECISA OU NÃO RENOVAR A FROTA?
Todo automóvel tem sua vida útil, que varia de acordo com diferentes fatores. Em caso de veículos de frota, que são utilizados com muita frequência e em diferentes tipos de via, é preciso que o gestor monitore os dados constantemente.
A seguir, apresentamos três aspectos que irão lhe ajudar na avaliação da necessidade de renovar ou não a frota da empresa.
- Acompanhe a vida útil dos veículos
Um dos principais indicadores da vida útil do veículo é a quilometragem. Quanto mais viagens um veículo faz mais ele fica exposto a desgastes. Quando a quilometragem está muito alta, fique atento. É possível que ele sofra algum problema ou precise de manutenções com frequência.
Avalie os custos gerados pela manutenção. Isso é muito importante para saber se eles afetam e quanto afetam o orçamento final. O gestor de frotas deve monitorar a frequência das manutenções e avaliar o motivo de determinados veículos ou modelos apresentarem mais problemas que outros.
Isso pode ser mau uso do veículo, qualidade do combustível ou óleo lubrificante, entre outras questões. Na hora de avaliar a manutenção, considere:
- A média de custo por manutenção;
- O número de manutenções por motorista e o gasto com cada uma;
- O número de manutenções por caminhão e o gasto com cada uma.
- Se a manutenção deve ser feita interna ou externamente.
Compare esses dados para reconhecer se é hora de trocar a frota. Pode chegar um momento em que o custo da manutenção será próximo ao valor da parcela de um veículo novo, o que indicará que será mais vantajoso trocar do que mantê-lo
- Analise as demandas da empresa
Outro ponto muito importante a ser levado em consideração na hora de optar ou não pelo aumento da frota é a análise das demandas da empresa:
- Há alguma previsão de aumento no número de operações?
- O mercado ou algum cliente fez essa sinalização?
- Está nos planos da corporação expandir os negócios?
- Esses planos são para curto, médio ou longo prazo?
Essas e outras perguntas pertinentes devem ser feitas pelo gestor antes da tomada de decisão sobre redimensionar ou não a frota. Lembrando que todo veículo tem custos fixos e variáveis que irão interferir na rentabilidade e lucratividade do negócio.
- Avalie a importância da frota para a corporação
Depois de analisar as demandas da empresa, considere a necessidade da frota pela corporação. O quanto a frota é importante para a empresa? Ela é o core business da corporação, ou seja, seu principal negócio? Essas questões também são importantes para decisão do gestor sobre redimensionamento.
Verifique a performance da frota, indicada principalmente pelo custo por quilômetro rodado. Analisando esse dado, é possível saber quanto um veículo está consumindo da verba para realizar as entregas. O custo por quilômetro rodado é influenciado pelos seguintes fatores:
- Combustível;
- Manutenção;
- Modelo/marca/ano do veículo;
- Pedágios;
- Condições das estradas;
- Comportamento/modo de condução do motorista;
- Se anda mais na estrada ou na cidade.
Além desses aspectos, ainda há outros como: remuneração dos motoristas, seguros, taxas, licenciamentos e despesas extras. Se esses valores forem muito altos e não compensarem a demanda, uma possibilidade é terceirizar a frota.
Para isso, é preciso compreender todos os processos da empresa e verificar o que vai impactar de forma mais positiva no orçamento. Outra opção também é manter uma frota fixa menor e recorrer à frota terceirizada quando houver uma demanda maior. No entanto, antes de se tomar essa decisão, é preciso que o gestor de frotas analise todos os prós e contras de cada opção.
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COMO A TELEMETRIA PODE AJUDAR NO DIMENSIONAMENTO DE FROTA?
São inúmeras as variáveis que precisam ser consideradas e analisadas antes da tomada de decisão sobre aumentar ou não a frota. A pergunta é: como fazer o controle de tantos dados?
A telemetria é fundamental nesta tarefa. Com ela, o gestor de frotas pode ter acesso a informações de qualidade e ferramentas que o auxiliem na análise de dados de forma automática. Com a tecnologia da Track Lock, por exemplo, é possível ter informações em tempo real sobre os motoristas, veículos, rotas e até mesmo equipamentos. Sem o controle e uma boa gestão disso, o gestor terá dificuldades de aumentar o desempenho e tomar decisões acertadas.
Vamos imaginar uma situação. O gestor de frotas de uma transportadora está pensando em aumentar o número de veículos da empresa. A quantidade de veículos atual não está sendo suficiente para atender a demanda da corporação. Antes de tomar essa decisão, como visto anteriormente, é preciso avaliar inúmeras variáveis. Conferindo os relatórios gerados pelo sistema Track Lock, ele percebe que em um único dia um dos veículos da frota saiu da rota estabelecida quatro vezes.
Com o sistema de rastreamento foi possível identificar o trajeto realizado, o horário de cada. O gestor então constatou que a ida a esses quatro locais diferentes foram para fins pessoais do motorista e tomou as decisões cabíveis.
Agora imagine a quantidade de funcionários que podem estar fazendo o mesmo sem que os gestores se deem conta. No final, é possível que nem seja necessário o aumento da frota, mas sim o melhoramento da produtividade dos colaboradores. Por isso, um sistema de telemetria como o da TrackLock é fundamental para a tomada de decisões, devido à quantidade de informações disponíveis para acompanhamento e análise.
